Matica rozhodovania Eisenhowera: Ako rozlišovať medzi naliehavými a dôležitými úlohami a dosiahnuť skutočný pokrok vo vašom živote

{h1}

Máte niekedy pocit, že trávite všetok čas zvládaním kríz? Že svoj život v podstate strávite hasením jedného povestného ohňa za druhým?


Na konci dňa sa cítite úplne vysatí a vyčerpaní energiou, a napriek tomu nemôžete ukazovať na nič, čo ste dosiahli, skutočne skutočného významu?

Áno?


Potom si, môj priateľ, pravdepodobne mýliš urgent s dôležitým.

Už sme hovorili o mnohých lekcie vodcovstva, ktoré je možné získať zo života Dwighta D. Eisenhowera. Dnes si povieme niečo iné - princíp, ktorý ho viedol celou jeho mimoriadne úspešnou kariérou generála a prezidenta:


'To, čo je dôležité, je zriedka urgentné a to, čo je urgentné, je zriedka dôležité.'

Ďalej sa pozrieme na rozdiel, ktorý I’ke urobil medzi týmito dvoma veľmi odlišnými vecami, a preskúmame, ako vám porozumenie „Princípu rozhodovania Eisenhowera“ môže pomôcť stať sa mužom, akým chcete byť.


Rozdiel medzi urgentným a dôležitým

Naliehavé znamená, že úloha si vyžaduje okamžitú pozornosť. Toto sú úlohy, ktoré kričia „Teraz!“ Naliehavé úlohy nás stavajú do a reaktívny režim, ktorý je poznačený defenzívnym, negatívnym, uponáhľaným a úzko zameraným myslením.

Dôležité úlohy sú veci, ktoré prispievajú k nášmu dlhodobému poslaniu, hodnotám a cieľom. Niekedy sú dôležité aj urgentné úlohy, ale zvyčajne to tak nie je. Keď sa zameriavame na dôležité činnosti, pôsobíme v a responzívny režim, ktorý nám pomáha zostať pokojným, racionálnym a otvoreným novým príležitostiam.


Je to dosť intuitívne rozlíšenie, napriek tomu sa väčšina z nás často chytí do pasce viery, že sú dôležité aj všetky urgentné činnosti. Táto tendencia má pravdepodobne korene v našej evolučnej histórii; naši predkovia sa sústredili viac na krátkodobé záujmy ako na dlhodobú stratégiu, pretože tendencia k okamžitým stimulom (napríklad nabíjajúca šabľozubá mačka) by mohla znamenať rozdiel medzi životom a smrťou.

Moderné technológie (24-hodinové správy, Twitter, Facebook, textové správy), ktoré nás neustále bombardujú informáciami, toto hlboko zakorenené zmýšľanie iba zvýraznili. Naša technológia produkujúca stimuly zaobchádza so všetkými informáciami rovnako rovnako naliehavo. Miley Cyrus ‘Twerk-gate má rovnakú váhu ako dôležité politické diskusie o D.C.


My sme, ako tvrdí autor Douglas Rushkoff, prežívajúci „súčasný šok“ - stav, v ktorom „žijeme v nepretržitom, stále zapnutom„ teraz ““ a strácame zmysel pre dlhodobé rozprávanie a smerovanie. V takomto stave je ľahké stratiť zo zreteľa rozdiel medzi skutočne dôležitým a čisto naliehavým.

Dôsledky tejto prioritnej slepoty sú osobné aj spoločenské. V našich vlastných životoch trpíme vyhorením a stagnáciou a na širšej úrovni nie je naša kultúra schopná vyriešiť skutočne dôležité problémy našej doby.


Eisenhowerova rozhodovacia matica

Podnikateľský mysliteľ Stephen Covey vo svojej knihe spopularizoval princíp Eisenhowerovho rozhodnutia Sedem návykov vysoko efektívnych ľudí. V tejto knihe Covey vytvoril rozhodovaciu maticu, ktorá pomáha jednotlivcom rozlišovať medzi tým, čo je dôležité a čo nie je dôležité, a tým, čo je urgentné a nie urgentné. Matica sa skladá zo štvorca rozdeleného do štyroch políčok alebo kvadrantov, ktoré sú označené takto: 1) Naliehavé / dôležité, 2) Naléhavé / dôležité, 3) Naliehavé / dôležité a 4) Naléhavé / dôležité:

Eisenhowerova rozhodovacia matica je naliehavo dôležitá.

Ďalej ideme do podrobností o každom kvadrante a vysvetľujeme, v ktorom z nich by sme mali tráviť väčšinu času, ak si želáme byť čo najlepší a využiť svoj život naplno.

Kvadrant 1: Naliehavé a dôležité úlohy

Úlohy kvadrantu 1 sú urgentné a dôležité. Sú to úlohy, ktoré si vyžadujú našu okamžitú pozornosť a tiež sa usilujú splniť naše dlhodobé ciele a životné poslania.

Úlohy v kvadrante 1 zvyčajne pozostávajú z kríz, problémov alebo termínov.

Tu je niekoľko konkrétnych príkladov urgentných a dôležitých úloh:

  • Niektoré e-maily (môže to byť pracovná ponuka, e-mail o novej obchodnej príležitosti, ktorá si vyžaduje okamžité kroky, atď.)
  • Termín záverečnej práce
  • Daňový termín
  • Manželka na pohotovosti
  • Motor auta zhasol
  • Domáce práce
  • Dostali ste infarkt a skončili ste v nemocnici
  • Zavolá vám riaditeľ vášho dieťaťa s tým, že musíte prísť na stretnutie o jeho správaní

S trochou plánovania a organizácie možno mnohé úlohy Q1 zefektívniť alebo dokonca úplne vylúčiť. Napríklad namiesto čakania na vypracovanie seminárnej práce na poslednú chvíľu (čím sa z nej stane urgentná úloha) si môžete naplánovať čas, aby ste s prácou skončili týždeň vopred. Alebo namiesto toho, aby ste čakali na to, že sa niečo vo vašom dome rozpadne, a budete to musieť napraviť, môžete nasledovať harmonogram pravidelnej údržby.

Aj keď nikdy nebudeme schopní úplne vylúčiť urgentné a dôležité úlohy, môžeme ich výrazne znížiť trochou proaktivity a tým, že strávime viac času v kvadrante 2.

Čo nás samozrejme privádza k ...

Kvadrant 2: Nie sú to urgentné, ale dôležité úlohy

Úlohy v kvadrante 2 sú činnosti, ktoré nemajú naliehavý termín, ale napriek tomu vám pomôžu dosiahnuť vaše dôležité osobné, školské a pracovné ciele a pomôžu vám splniť vaše celkové mužské poslanie.

Úlohy Q2 sa zvyčajne zameriavajú na posilňovanie vzťahov, plánovanie budúcnosti a zdokonaľovanie sa v sebe.

Tu uvádzame niektoré konkrétne príklady nie urgentných, ale dôležitých úloh:

Podľa Coveyovej mali by sme sa snažiť tráviť väčšinu času aktivitami Q2, pretože práve oni nám poskytujú trvalé šťastie, naplnenie a úspech. Bohužiaľ existuje niekoľko kľúčových výziev, ktoré nám bránia investovať dostatok času a energie do úloh Q2:

  • Neviete, čo je pre vás skutočne dôležité. Ak nemáte predstavu, na ktorých hodnotách a cieľoch vám záleží najviac, zjavne nebudete vedieť, na čo by ste mali venovať svoj čas dosiahnutiu týchto cieľov! Namiesto toho sa uchytíte pri akýchkoľvek podnetoch a úlohách, ktoré sú najnaliehavejšie. Ak máte pocit, že vám chýba životné poslanie, alebo si nie ste istí, aké sú vaše základné hodnoty, vrelo odporúčam prečítať si naše články o vypracovanie životného plánu rovnako ako aj definovanie vašich základných hodnôt.
  • Prítomná zaujatosť. Ako sme už hovorili, všetci máme sklon sústrediť sa na to, čo je v súčasnosti najnaliehavejšie. Toto je náš predvolený režim. Je ťažké dostať motiváciu niečo urobiť, keď nad našou hlavou nestojí termín. Odchod z tejto záložnej polohy trvá sila vôle a sebadisciplína - vlastnosti, ktoré neprichádzajú prirodzene a musia sa aktívne pestovať a prejavovať.

Pretože aktivity Q2 netlačia na našu pozornosť, zvyčajne ich udržujeme navždy na úkor našich životov a hovoríme si: „K tým veciam sa dostanem„ niekedy “potom, ako sa postarám o tieto urgentné veci.“ Dokonca sme odložili zisťovanie, čo je v živote najdôležitejšie, čo samozrejme udržiava iba cyklus, v ktorom všetko, o čo sa kedy postaráme, je najnaliehavejšou úlohou na našom zozname.

Ale „jedného dňa“ nikdy nepríde; ak čakáte, kým urobíte dôležité veci, kým sa váš rozvrh trochu vyjasní, verte mi, keď poviem, že to tak nebude. Vždy sa budete cítiť rovnako zaneprázdnení ako teraz, a ak niečo, život bude s pribúdajúcimi rokmi čoraz rušnejší (aspoň do dôchodku).

Aby sme prekonali svoju vrodenú súčasnú zaujatosť, ktorá nám bráni sústrediť sa na činnosti Kvadrantu 2, musíme žiť svoj život zámerne a proaktívne. V predvolenom režime nemôžete viesť svoj život. Musíte sa vedome rozhodnúť: „Urobím si čas, aby sa z týchto vecí stalo peklo alebo veľká voda.“

Kvadrant 3: Naliehavé a nie dôležité úlohy

Úlohy kvadrantu 3 sú činnosti, ktoré si teraz vyžadujú našu pozornosť (súrne), ale nepomáhajú nám dosiahnuť naše ciele alebo splniť naše poslanie (nie je to dôležité). Väčšina úloh Q3 sú prerušeniami od iných ľudí a často zahŕňajú pomoc pri plnení ich vlastných cieľov a splnenie ich vlastných priorít.

Tu je niekoľko konkrétnych príkladov aktivít kvadrantu 3:

  • Hovory
  • Textové správy
  • Väčšina e-mailov (niektoré e-maily môžu byť urgentné a dôležité)
  • Spolupracovník, ktorý prichádza za vašim stolom v hlavnom pracovnom čase a žiada o láskavosť
  • Žiadosť bývalého zamestnanca, aby v jeho mene napísal odporúčací list (je to pre neho pravdepodobne dôležité, ale povedzme si na rovinu, pre vás to asi nie je dôležité)
  • Mama neohlásene klesá a chce vašu pomoc s fuškou

Podľa Coveyho veľa ľudí trávi väčšinu času úlohami Q3, pričom si stále myslia, že pracujú v Q1. Pretože úlohy Q3 skutočne pomáhajú iným, určite áno cítiť dôležité. Navyše sú to zvyčajne aj hmatateľné úlohy, ktorých dokončenie vám dá pocit uspokojenia, ktorý vyplynie z kontroly niečoho z vášho zoznamu.

Aj keď môžu byť úlohy Q3 pre ostatných dôležité, nie sú pre nich dôležité ty. Nie sú nevyhnutne zlé, ale musia byť vyvážené vašimi aktivitami Q2. V opačnom prípade skončíte pocit akoby ste toho zo dňa na deň dosiahli veľa a nakoniec si uvedomíte, že v skutočnosti nedosahujete žiadny pokrok vo svojich dlhodobých cieľoch. To je recept na osobnú frustráciu a odpor voči iným ľuďom.

Muži, ktorí trávia väčšinu času prácou na urgentných, ale nie dôležitých úlohách, často trpia syndrómom „Nice Guy Syndrome“ a chcú neustále potešovať ostatných na úkor svojho šťastia.

Ak ste to vy, riešenie je jednoduché: Staňte sa asertívnejšími a začať pevne (ale slušne) na väčšinu požiadaviek povedať nie.

Kvadrant 4: Nie sú to urgentné a nedôležité úlohy

Činnosti v kvadrante 4 nie sú urgentné a ani dôležité. Sú to činnosti, ktoré by som rád nazval „dicking around“. Aktivity Q4 nie sú naliehavé ani vám nepomáhajú dosiahnuť dlhodobé ciele alebo splniť svoju mužskú misiu. Sú to predovšetkým rozptýlenia.

Medzi konkrétne príklady úloh, ktoré nie sú urgentné a nie sú dôležité, patria:

  • Pozeranie TV
  • Bezstarostné surfovanie po webe
  • Hranie videohier
  • Rolovanie cez Facebook, Twitter, Instagram
  • Hazardné hry
  • Nákupné horúčky

Myslím si, že ak by si väčšina z nás urobila časový audit, zistili by sme, že trávime nadmerne veľa času aktivitami Q4. Som si istý, že väčšina z nás má tie chvíle „premárňujem svoj život“ chvíle potom, čo sme strávili hodiny surfovaním po webe, a uvedomili sme si, že sme tento čas mohli použiť na uskutočnenie našich zušľachťujúcich životných cieľov. Nie? To som len ja? Dang.

Ako pragmatik si nemyslím, že musíte aktivity Q4 úplne vylúčiť zo svojho života. Po obzvlášť hektickom a rušnom dni je náhodné prehliadanie internetu alebo polhodinové sledovanie obľúbenej televíznej relácie presne to, čo môj mozog potrebuje na dekompresiu.

Namiesto toho, aby ste sa úplne zbavili úloh, ktoré nie sú urgentné a nie sú dôležité, skúste im venovať len veľmi obmedzené množstvo času. 5% alebo menej z vašich hodín bdenia je dobrý cieľ.

Buďte ako Ike; Trávte viac času dôležitými úlohami

V našom súčasnom šokovom svete je schopnosť filtrovať signál od šumu alebo rozlišovať medzi tým, čo je urgentné a čo skutočne dôležité, základnou zručnosťou.

Mojou výzvou pre vás tento týždeň je použiť Eisenhowerovu rozhodovaciu maticu na čo najviac aspektov vášho života. Keď stojíte pred rozhodnutím, zastavte sa a položte si otázku: „Robím to preto, lebo je to dôležité, alebo to robím preto, lebo je to len urgentné?“

Sľubujem, že keď budete tráviť väčšinu času prácou na úlohách, ktoré nie sú urgentné, ale dôležité, budete vo svojom živote cítiť obnovený pocit pokoja, kontroly a vyrovnanosti. Budete mať pocit, že robíte skutočný pokrok. Investovaním svojho času do plánovacích / organizačných aktivít Q2 môžete zabrániť a eliminovať mnohé krízy a problémy Q1, vyvážiť požiadavky Q3 so svojimi vlastnými potrebami a skutočne si vychutnať výťažky Q4 s vedomím, že ste už zarobil zvyšok. Ak si stanovíte úlohy Q2 ako svoju najvyššiu prioritu, bez ohľadu na núdzovú situáciu, mrzutosť alebo termín, do ktorého ste zasiahnutí, budete mať mentálne, emocionálne a fyzické predpoklady na to, aby ste reagovali pozitívne a nie obranne.

Nástroje, ktoré vám pomôžu

Aby sme vám pomohli pri uplatňovaní Eisenhowerovej rozhodovacej matice, odporúčame vyskúšať nasledujúce nástroje.

Aplikácia Eisenhower. Toto je aplikácia pre iPhone, ktorá vám umožní ľahko usporiadať úlohu podľa Eisenhower Decision Matrix. Mal som možnosť sa s tým trochu pohrať a páčilo sa mi, čo som videl. Nepodarilo sa nám nájsť nič podobné pre Android.

Stiahnite si pracovný list Eisenhower Decision Matrix. Vytvoril som malé malé PDF súboru Eisenhower Decision Matrix, ktorý je k dispozícii na stiahnutie zadarmo. Jeden si dnes večer vytlačte a na osobné zamyslenie si vyhraďte 30 minút. Vytvorte si zoznam úloh, ktorým venujete väčšinu času, a priraďte ich k príslušnému kvadrantu v matici. Získate tak približnú predstavu o tom, či trávite čas činnosťami, ktoré sú skutočne dôležité.

Keď to urobíte, premýšľajte o spôsoboch, ako môžete znížiť čas strávený úlohami Q1, Q3 a Q4 a zvýšiť čas strávený aktivitami Q2.